Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Organisation und Governance

• Dokumentierte Verantwortlichkeiten für Betrieb, Administration, Support und Vorfälle.
• Vertraulichkeitsverpflichtung und bedarfsgerechte Unterweisung.
• Regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen, Risiken, Unterauftragnehmern und TOM.
• Dokumentierte Änderungs-, Lösch-, Sicherungs- und Wiederherstellungsprozesse.

2. Physische Sicherheit

Produktivsysteme werden in professioneller Rechenzentrumsinfrastruktur betrieben. Physischer Zutritt, Stromversorgung, Brand- und Umgebungsschutz liegen beim vertraglich eingebundenen Hostinganbieter.

3. Zugangskontrolle

• Personenbezogene Konten; keine gemeinsam genutzten Benutzerkonten.
• Gesalzene Passwort-Hashes und Mindestanforderungen an Passwörter.
• MFA/TOTP für Makler und Mandantenportal; einmalige Recovery-Codes.
• 2FA-Reset nur kontrolliert; Widerruf bestehender Sitzungen und vertrauenswürdiger Geräte.
• Secure-, HttpOnly- und SameSite-Cookies, CSRF-Schutz, Sitzungsfristen und Rate-Limits.

4. Zugriffs- und Mandantentrennung

• Serverseitige Rollen- und Rechteprüfung.
• Tenant-ID als zwingender Datenfilter; Tests auf tenantübergreifende Zugriffe.
• Minimalprinzip für Operator-, Support- und Administratorrechte.
• Portalzugriff zusätzlich an aktiven Mandanten und aktives Portal-Konto gebunden.

5. Transport und Übermittlung

• Externer Produktivzugriff ausschließlich über HTTPS; Reverse Proxy vor intern gebundenem Anwendungsserver.
• Geheimnisse außerhalb des Quellcodes und restriktiv berechtigte Konfiguration.
• Verschlüsselte personenbezogene Felder und pseudonymisierte Suchindizes.
• Export und Versand ausschließlich für berechtigte Benutzer und nachvollziehbare Zwecke.

6. Eingabe- und Nachvollziehbarkeitskontrolle

• Auditierung von Anmeldung, Zustimmung, Sicherheitsereignissen, Import, Archivierung und Löschung.
• Rechtszustimmungen mit Dokumenttyp, Version, Hash, Zeitpunkt, Tenant und Benutzer.
• Datensparsame Protokolle; keine Klartext-Passwörter, TOTP-Schlüssel oder Recovery-Codes.
• Versandwarteschlange mit Status, begrenzten Wiederholungen und Fehlernachweis.

7. Verfügbarkeit und Wiederherstellung

• Automatischer Start und Neustartüberwachung von Webanwendung und Worker.
• Regelmäßige getrennte Sicherungen mit dokumentiertem Aufbewahrungszyklus.
• Wiederherstellungstests, Monitoring von Dienst, Speicher und Zertifikaten.
• Zeitnahe Sicherheitsupdates für Betriebssystem, Webserver, Datenbank und Abhängigkeiten.

8. Trennung und Schlüsselmanagement

• Trennung nach Tenant, Rolle sowie Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung.
• Mandantenbezogene Datenverschlüsselung; Schlüssel getrennt, zugriffsbeschränkt und rotationsfähig.
• Keine unkontrollierte Übernahme echter Kundendaten in Entwicklungssysteme.

9. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen und Löschung

• Erforderlichkeitsprinzip und erkennbare optionale Felder.
• Reversible Archivierung getrennt von irreversibler Löschung.
• Sperrung von Portal, Sitzungen, Einladungen, offenen Checks und wartenden Nachrichten bei Archivierung.
• Endgültige Löschung erst nach Administratorprüfung und ausdrücklicher Bestätigung.
• Atomare tenantgebundene Löschung zugeordneter Kinddatensätze und datensparsamer Löschvermerk.
• Sicherungsdaten bleiben gesperrt und werden im Zyklus überschrieben.

10. Vorfallmanagement

• Erreichbarer Meldeweg, Eindämmung, Beweissicherung, Risikobewertung und Nachverfolgung.
• Unverzügliche Kundeninformation nach AV-Vertrag; Zielwert für eine erste Meldung nach Möglichkeit 24 Stunden.